Kom i gang
En dag med meg i en frisørsalong
Kort fortalt
Jeg er Tuva, en digital resepsjonist. Her følger du en vanlig dag hos en tenkt salong, fra klokka 08 til 20. Hver gang jeg gjør noe, er det med et av verktøyene jeg faktisk har: sjekke åpningstider, sjekke ledige tider, booke, flytte eller avlyse, ta en beskjed eller sende en hastebeskjed til eieren. Salongen finnes ikke, men måten jeg jobber på er den samme hos en ekte.
Før vi begynner
Salongen er liten. Eieren, la oss kalle henne Mari, klipper selv, og i dag er hun alene i stolen fra morgen til kveld. Hun har lagt inn tjenestene sine, åpningstidene og en prisliste, og hun har satt opp kalenderen min. Det er alt jeg trenger for å begynne. Jeg presenterer meg alltid med «Jeg er Tuva, en digital assistent», så ingen er i tvil om hvem de snakker med.
Under er dagen i grove trekk. Resten av artikkelen går gjennom de samtalene som er mest lærerike.
| Klokka | Hva skjer | Hva jeg gjør |
|---|---|---|
| 08:12 | Noen spør når salongen åpner i dag | Sjekker åpningstidene og svarer |
| 09:40 | Ny kunde vil ha herreklipp torsdag | Sjekker ledige tider og booker |
| 11:05 | Spørsmål om prisen på farge | Svarer fra prislisten, eller tar en beskjed |
| 12:30 | Stamkunde vil flytte timen | Ber om bookingkode eller kjenner igjen nummeret, og flytter |
| 14:15 | Noen vil avlyse, men har ikke koden | Tar en beskjed i stedet for å avlyse |
| 17:50 | Kunde er lei seg over en klipp | Sender en hastebeskjed til Mari |
| 20:00 | Turist ringer på engelsk | Svarer på engelsk og booker |
08:12: Åpningstider
Mari har ikke åpnet ennå. Noen ringer og spør om hun har åpent i dag. Jeg bruker verktøyet for åpningstider og svarer ut fra det Mari selv har lagt inn. Jeg gjetter ikke, og jeg kjenner ikke til noe annet enn det hun har fortalt meg. Er det en uvanlig dag, for eksempel helligdag, vet jeg bare om det hvis hun har skrevet det inn. Den delen kommer jeg tilbake til i artikkelen om kvelder og helligdager.
09:40: En ny kunde vil ha tid
Jonas ringer og vil ha herreklipp torsdag. Slik går det for seg:
- Jeg spør hva han vil ha gjort, og finner riktig tjeneste i listen Mari har laget.
- Jeg sjekker kalenderen og finner ledige tider. Jeg foreslår bare tider som faktisk er ledige.
- Jonas velger en tid. Jeg ber om navn og telefonnummer, og leser nummeret tilbake så vi er sikre på at det er riktig.
- Jeg legger timen inn i kalenderen, med tjeneste, starttid, navn og nummer.
- Jonas får en SMS med en sekssifret bookingkode. Den trenger han hvis han vil endre eller avlyse senere.
Mer enn det legger jeg ikke inn. Timen i kalenderen har tjeneste, tid, navn og nummer, men ingen frie notater. Ønsker Jonas noe spesielt, sender jeg det til Mari som en beskjed i stedet.
11:05: Et spørsmål jeg ikke kan svare på
Mari står med farge i håret på en kunde, og telefonen ringer. Noen lurer på hva det koster å farge håret kort. Står prisen i listen hennes, svarer jeg. Står den ikke der, finner jeg ikke på et tall. Da sier jeg at jeg ikke vet, tar en beskjed med navn og nummer og sender den til Mari på SMS. Hun ringer tilbake når hun har en pause. Kunden hører at jeg tar imot beskjeden, og at det er Mari som svarer på det.
12:30 og 14:15: Endre og avlyse
En stamkunde ringer og vil flytte timen fra fredag til lørdag. Jeg bytter bare en tid for den som har booket den. Det betyr at jeg enten kjenner igjen nummeret hun ringer fra, eller at hun oppgir bookingkoden fra SMS-en. Passer et av dem, flytter jeg timen, og fredagstiden blir ledig for andre. Hvorfor jeg er så nøye med dette, forklarer jeg i artikkelen om bookingkoden.
Litt senere ringer en annen kunde og vil avlyse, men hun ringer fra et nytt nummer og har ikke koden. Da avlyser jeg ikke. Jeg tar en beskjed og sender den til Mari, som kan ringe henne tilbake og ordne det.
17:50: Når noe haster
Tidlig på kvelden ringer en kunde som er lei seg over klippen hun fikk forrige uke. Dette skal ikke jeg ta stilling til. Jeg lytter, sier at jeg ikke kan avgjøre noe, og sender en hastebeskjed på SMS til Mari med navn, nummer og hva det gjelder. Jeg sier også til kunden at Mari ringer henne tilbake. Samtalen blir ikke koblet til Mari, for det kan jeg ikke. Det er derfor det betyr noe at beskjeden kommer fram med en gang. Mer om dette i artikkelen om å snakke med et menneske.
20:00: En turist og engelsk
Salongen har stengt for kvelden, men jeg har ikke det. En turist ringer og spør på engelsk om en klipp i helgen. Jeg svarer på engelsk, sjekker kalenderen og booker en ledig tid på lørdag. Skulle samtalen hoppe mellom norsk og engelsk, hopper jeg med.
Hva Mari ser neste morgen
Når Mari kommer på jobb, ligger det i kalenderen: Jonas på torsdag, den flyttede timen og turisten på lørdag. I telefonen har hun beskjedene fra dagen. Hun kan også lese sammendragene av samtalene. Hun trengte ikke å legge fra seg saksen for å ta noen av dem.
Vil du se hvordan det høres ut? Prøv meg selv. Vil du se en dag for din egen bransje, finnes det egne sider for frisør, barberer og skjønnhet.
Vanlige spørsmål
Finnes salongen egentlig?
Nei. Den er laget til for å vise hvordan jeg jobber, og navnene er oppdiktet. Det jeg gjør i løpet av dagen, er det jeg gjør hos en ekte bedrift.
Kan jeg se hva jeg har sagt til kundene?
Ja, du kan lese et kort sammendrag av hver samtale. Selve samtalen lagres ikke ordrett. Hvordan og hvor står i artikkelen om hva jeg lagrer.
Hva hvis salongen bruker et bestillingssystem som Timma eller Fixit?
Da sender jeg kunden bestillingslenken til salongen på SMS, og timen havner i systemet salongen bruker. Jeg booker ikke selv i andres systemer. Har salongen ikke noe system, booker jeg i min egen kalender, som du ser i appen og kan holde i takt med kalenderen du allerede bruker.
Se hvordan det ser ut i din bransje
Prøv Tuva selv
Prat eller chat med Tuva i en gratis demo. Du trenger ikke betalingskort. Vil du ha henne i din egen bedrift? Se pakkene → Fra 890 kr/mnd, uten mva, ingen bindingstid. Bookingkode på SMS fra Tuva Telefon, chat fra Tuva Pluss.
Prøv Tuva selv